他者より早く動いて結果を出す！【最速のスピード仕事術】

「メール処理に多くの時間を取られている」、「打合せの時間が長い」、「どうやって生産性を上げられるのだろうか？」、「今の仕事の仕方で良いのだろうか？」といった感じで残業しながら毎日悩んでいませんか？

今回はそんな日々の生産性をどうやって高めるか？悩んでいる人向けにより早く仕事を片付ける方法をご紹介します。

仕事ができる人

今回は以下の流れで説明します。

この記事を読むことで以下のことが改善されます。

・メール処理時間の短縮
・打合せの時間短縮および打合せの回数低減
・日程調整に要する時間削減

なぜか？

というと私自身、普段からITツールを駆使するのは当然ですが毎日の仕事をどうやって早く終わらせるか？を考えて実践しています。当然、単純に早く終わらせるのではなく内容も伴います。

なので今回は私が実際に実践している方法を具体的にご紹介します。
今まで一度に多くのプロジェクト(多いときには15プロジェクト)を抱えてきましたが、お客様からもレスが早い！てかなんでそんなに早いの？というぐらい疑問を持つぐらい非常に評価されていました。

ですので今回ご紹介することを実践することで確実に仕事を早く、多く熟すことができるようになります。

1.なぜスピードが上がらないか？

日本人は先進国でも生産性が低いと言われています。
実際に2017年の労働生産性に関する情報でもOECD加盟国で日本は20位となっています。

OECD加盟国の労働生産性ランキング

なぜそんなに生産性が低いか？
と私なりに考えたところ以下の仕事やタスクに多くの時間を取られていると考えております。

• 打合せ
• メール
• 日程調整

とくに打合せは生産性を低下させる大きな要因になっていると思います。

お客様先に訪問して感じたのですが、お客様が打合せで非常に忙しそうでした。しかも訪問する度に！
なんでそんなに打合せがあるんですか？！と正直聞きたかったです。

日本の会社で打合せが多くなる原因は以下であると考えております。

(1)目的がない
→打合せで何を決定するか？決定して誰が次の行動やアクションを取るか？といった具体的な目的が決まっていない。

(2)参加者が多い
→とりあえずいろいろな人を会議に招集しようとする人が多いように感じます。その結果、意見がまとまらず何回も同じ内容の打合せを行う羽目になっている。

(3)持ち帰る
→これは目的が定まっていないことに関係するのですが、せっかく打合せをしたのに次の打合せまでに決めてきます。
とよく会議でなっていませんか？
物事を判断して決定するための打合せのはずなのに次へ持ち越すことが多いのも打合せ回数が増える要因です。

なので打合せを初め、自分の1日の仕事で何に時間を奪われているか？を真剣に考える必要があります。
考えた結果、その仕事が本当に必要なのか？必要であればもっと早く終わらせる方法はないか？という事を考えなければ生産性は上がりません。

なのでこの記事で書いていることをまずは実践してみてください。

2.仕事のスピード＝生産性を上げる具体的な方法

仕事のスピード（生産性）を上げるためにはいろいろな方法や施策がありますが今回は大きく以下の３つにフォーカスしてその方法をご紹介いたします。

2.1打合せ

打ち合わせの生産性をあげる

まずは打合せです。
これは生産性が上がらない人が多くの時間を奪われている一番の要因です。
打合せを効率よく早く終わらせるには以下のことを実践します。当然、中身も伴います。

■打合せスピードを上げる方法

上記を実践することで確実に打合せ時間の短縮と回数の削減につながります。それぞれ具体的にご紹介します。

(1)最低限の参加者を決定
まずよくあるのがとりあえず適当に参加者を決めていることです。
そのことが原因で会議参加者が多くなり物事が決まらないことが多いです。当然一人一人、価値観や考え方が違うのでいろいろな意見が出てきます。それを否定するつもりもありません。
ですが会社の進むべき方向、社内で何らかのITシステムを導入する場合など本当にその参加者で良いか？
改めて考えるべきです。

会社の進むべき方向で一人一人の意見を聞いていたキリがありません。なので課や係、チームの考え方を会社の方針に反映させたいのならその単位の管理者やマネージャーが個別に1on1をしたり打合せをしてそれをまとめて会社にボトムアップするべきです。それを別部署、別課、別係、別チームもまとめて1つの打合せで方向性を決めようとしてもまず決まりません。

また、何らかのITシステムの導入を検討するときも現場の業務を良く把握している人を1名、2名ピックアップしてその人達を中心にITシステムの検討をした方がよいです。現場の方すべてを巻き込んでも機能要件や仕様はまず決まりません。
なので本当に参加者が適当かどうかしっかりと判断して招集してください。

(2)事前にアジェンダ(話す内容)、打合せ時間、打合せ資料、打合せで決めることを参加者に共有
こちらもかなり重要です。
事前にアジェンダ(話す内容)を共有することで打合せの方向がブレないようにします。そうしないと打合せが明後日の方向で進んでしまい、その方向を正すために時間を費やしてしまいます。

また、打合せ時間を予め共有することで締め切りや期限を意識させます。そうすることでダラダラと打合せが長引くことを防ぎます。人はどうしても時間に余裕があると必死にはなりません。なので必死になるための状況をあえて作り出すためにリミットを設けます。合わせて打合せ資料や打合せに必要となる情報も共有します。

割と多いのが読めば分かることを一々読み上げたり、読み合わせをしたりする人がいます。
これは単純に時間の無駄使いです。なので参加者には事前に資料や情報を読んでもらい打合せに参加してもらうようにします。これだけでも読み合わせをする時間が削減できます。

そして打合せで何を決定するか？ということを共有することで打合せのゴールを明確にします。
人はゴールが見えていないとどこに進めばいいのか？わからなくなってしまいます。
そのためにも決定すべきことを事前に共有します。

(3)持ち帰らない
打合せのゴールが決まっているのであればそれに向かって進むだけです。
事前に参加者もよく考えているのでよっぽどのことが無い限り、決めなければいけないことが次に持ち越したり・誰かが持ち帰ることは起きないと思います。というか持ち帰ることが起きたら打合せの参加者や事前に共有する資料や情報が物事を判断する上で少なかったと判断することができます。
なので参加者や事前に共有すべき資料や情報を見直すことでより生産性を上げるための改善に繋がります。

2.2メール

メールの生産性を上げる

続いてメールです。
メール処理も割と時間を費やしている事務処理になります。

■メール処理スピードを上げる方法

上記を実践することで確実にメール処理に関する時間削減につながります。それぞれ具体的にご紹介します。

(1)即返信
メール処理でよくあるのが、受信したメールを読んだけど返信は後にするパターンです。
この処理方法はメール処理に対する生産性が低下している要因の1つです。

なぜか？
以下のような簡単なメールであればまだマシです。

ですが以下のようなメールの場合は処理の仕方を考える必要があります。

上記のような複雑なメールの場合、返信する前にURL先の提案書を確認したり細かい見積もり内容なども確認する必要があります。
なので返信を後から行う処理方法だと生産性が悪くなります。

例えば上記のような複雑なメールを受信したタイミングで文面や提案書を読んだとしても、返信までのタイムラグがあればもう一度メールの文面や提案書を読み返す必要があります。
もうおわかりですよね？！
同じ内容のメールや提案書を2回読み直す行為自体が生産性を下げてしまいます。

なのでメールに関しては読んだらすぐに返信まで行ってしまう、もしくは返信できないようであればメールを受信しても読まないことをオススメします。

(2)メールの振り分け

メールの振り分け自体は急激に生産性を高めるわけではありませんが、覚えておくと便利です。

私の場合、お客様毎や案件ごとでフォルダを作成しており基本的には受信したメールをそれぞれのフォルダに振り分けをしています。ですが振り分けは自動で行っておりません。あえて手動にしています。

なぜか？

というと一度すべてのメールを受信トレイで受信して自分が返信したもの、自分のタスクが完了して相手にボールを渡したメールに関しては手動でそれぞれのフォルダへ振り分けしています。

受信トレイには自分がボールを持っている、自分のタスクのメールだけを残しております。

そうすることで自分がボールを持っているタスクなどの漏れがなくなります、メール自体を探す手間が省けます。

でタスクなどが完了した段階でメールを該当フォルダへ移動させます。

これはタスクを忘れてしまう人にはかなりオススメです！

2.3日程調整

日程調整の生産性を上げる

最後に割と多く時間を割いているのが日程調整です。

■日程調整スピードを上げる方法

(1)予定表の共有

複数人に対して日程調整をする場合に、メールでいくつか候補日をお送りする人がいます。
社外の人に対して日程調整する場合はしかたないですが、社内でも同じように日程調整する人がいます。
その場合、日程が合わないということで何度もメールでやりとりしたりすることが発生します。
これは非常に生産性が悪いです。

なので社内で日程調整する場合はITツールを上手くつかいましょう！
例えばGoogleカレンダーやExchangeでは自分や他の人の予定を共有できます。
なので全社員で予定表を共有するようにして日程調整を行う人達のカレンダーで空いている日時で調整をした方が圧倒的に早いです。

3.まとめ

本日、紹介した内容でとくに「打合せスピードを上げる方法」は実践することをオススメいたします。
圧倒的に生産性が変わってきます。
いきなり上司とかを含めた打合せでそれを実践することは気が引けるという方は自分の部下、チーム、同僚との打合せで実践してみてください。打合せ時間の短縮、打合せ回数の低減はもちろんですが打合せに参加される方の意識がガラっと変わります。

「自分の生産性を上げたい！」、「仕事のスピードを上げたい！」、「早く実績や結果を出せるようになりたい！」という方はぜひ以下の本もオススメします！ここで紹介した内容に近いことも説明されていますが、そのほかの生産性を上げる方法なども説明されている書籍です。
かなりオススメです！！

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