タスク管理はこうしよう！【忘れるためのタスク管理】

今までいろいろな方と仕事をご一緒してきました。
そんな中でしっかりと自分のタスクを完了させる人と忘れてしまう人がそれぞれ一定割合でいると感じました！
皆さん自身もしくは皆さんの周りにも以下のようなことをよく発している方いませんか？

上記はよくタスクや仕事を忘れる人が発言する言葉です。
タスクや仕事をしっかり実行する人は忘れる人とはタスク管理の仕方が違います。

タスク管理の方法や忘れる人と忘れない人の違いを以下の流れで説明します。

私も普段からMicrosoftのTo-doを使ってタスク管理をしています。

人と約束したことはほんとうに些細なことでも基本忘れない（なぜか必ず思い出す）です。
ですが、念の為に私はタスク管理を徹底しています。
なので今まで何かを忘れていてお客さんや同僚、メンバーと揉めたことはありません。

ぜひ、みなさんもしっかりとタスク管理を行いしっかりと仕事をこなす人ということで認識してもらいましょう！

1.タスク管理の目的

私がタスク管理を行っている一番の目的は「忘れるため」です！
人間にはキャパシティがありますので、何もかも頭の中で覚えておこうとすると絶対に何か忘れてしまいます。

「エビングハウスの忘却曲線」

はご存知だと思います。
これはドイツの心理学者であるエビングハウスさんが研究して発見したものです。
人間は時間の経過とともに記憶していたものをどれだけ忘れてしまうか？！というものを研究したものです。
その研究からは１時間もすると５０％ぐらいは忘れてしまうという研究結果が出ています。

１つ注意点としてこの研究は「無意味な音節を記憶」してどれだけ忘れるかという実験なので本人にとって意味のあるものであればその忘れる割合が変わってきます。

人間は重要なことや自分にとって意味のある事は割と覚えていますが、些細なことは結構忘れてしまうものです。

ですが人間関係や人間同士の信頼は割と些細なことで壊れたり、関係性が崩れたりします。
なので些細なことも約束したことは守ったほうがよいです。

なので「忘れるため」にタスク管理をするのです！
「忘れるため」というのが重要です。

人は「忘れないため」と思うと頭の中にそのことが残ってしまいます。なので土日でも月曜日からのタスクを考えたりしてしまいます。それよりは「忘れるため」にすべてタスクとして書き出し、土日は完全にタスクを空っぽにしたほうが精神的にも良いです！

2.忘れない人と忘れる人の違い

紙、アプリやサービスなどのツールを使ってもタスクを忘れる人がたまにいます。
タスクや仕事を忘れない人には以下の特徴があります。

タスクをすぐに紙、アプリやサービスに登録する

忘れる人は打合せ中とかでスマホやPCを触るのが相手に失礼ということで後でタスクを登録しようとしたりします。
その結果、立て続けに打合せが入ってしまいタスクの登録自体を忘れたりします。
できればスマホやPCでいつでもタスクを登録できるようにしましょう！
もし打合せが取引先の社長とかで失礼と感じるのであれば小さいメモ帳を用意しておき、非効率ですがメモ帳に手書きしましょう！

タスクを登録するときに期限を設ける

タスクを忘れる人はまず期限を確認しないことが多いです。
上司から「なるはや」でとか言われ「なるはや」を明確にしないことで上司と納期に対する認識がことなり、納期超過してしまうことがあります。※「なるはや」という上司も上司ですが…

期限を設けることは３番目にご紹介する優先順位にも影響してきます。

登録されたタスクを優先順位付けする

これは仕事が増えてくるとかなり重要になります。
人の体は１つ、頭は１つ、手は２つしかありませんので１回あたりにこなせる仕事量には上限があります。
なのでタスクや仕事が増えると優先順位付が必須になります。
ですが忘れる人は期限を確認していないなどの理由からこの優先順位付ができません。

結果すべてのタスクが急や高という優先度になり対応できなくなってしまいます。

3.忘れない人になるため

忘れない人になるためにはすぐにタスク登録やメモをするクセをつけましょう！
私個人的には紙よりはスマホやPCで使えるアプリやサービスをオススメします！

まずは本当に些細なことからタスクとして登録してみてください。
例えば「●●●さんにメールを送るなど」です。

そういう些細なことから登録することでタスク管理が習慣になり、登録自体を忘れるということを防げます。
タスク登録が習慣化されたら、納期を確認しましょう！
タスク登録時に納期まで頭が回る方はまとめて納期まで確認して登録してみてください。

最後に優先順位付けです。

私の場合、以下の流れで優先順位付けをします。

上記の判断を各タスク毎で行い、一番先にやらなければいけないものから着手します。
メール送信とか電話はすぐ終わるのでそこまではしないですが、すぐ終わるのはすぐに片付けます。
割と多いのがすぐに片付けられるものを片付けないために、後からタスクがいっぱいになり優先順位付けができない状態に陥ることです。

なので優先順位をつけながらすぐに片付けられるものは片付けてしまいましょう！

4.便利なタスク管理ツール

ここまではタスクや仕事を忘れないための方法などをご紹介しました。
私が今までに使っていて便利だったサービスもご紹介します。

■Evernote（https://evernote.com/intl/jp）
これはクラウド型のメモ帳サービスです。割と使っている方は多いかと思います。
ノートのようにも使えますし、ノート内にチェックリストを設けてタスク管理することができます。

個人向け：無料プラン、1ユーザあたり月額600円
法人向け：1ユーザあたり月額1,100円

■Microsoft To-Do（https://todo.microsoft.com/ja-jp/）
Microsoftが提供しているクラウド型のTo-Doサービスです。
私は普段こちらでタスク管理をしています。Office365に付属していますが、Microsoftアカウントを持っていれば無料で利用できます。

あとはSHOWROOMの前田さんの書籍も非常に参考になります。

メモの魔力 The Magic of Memos (NewsPicks Book) The　Magic　of　Memo （NewsPicks　Book） [ 前田裕二 ]

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