SharePointサイトを組織改編に対応させる〜HubSite機能について〜

こんにちは！

皆様の会社や所属している組織では頻繁に組織改編などありますか？

私が所属している会社ではそんなに組織改編はないのですが、お客様の中に頻繁に組織改編を行うところがあります。

頻繁に組織改編をする組織でSharePointを利用するときのTipsをご紹介できればと思います。

問題点

今回、私が担当しているお客様は公共機関になりますが、Office365(ExchangeやSharePointなど）を利用したグループウェアを構築したいという要望でした。

メールや予定表はExchangeを利用するで情報共有する仕組み（掲示板など）はSharePointを利用することで考えておりました。

ですがお客さんといろいろ会話している以下要件がありました。

・部署毎で権限分けができるようにしたい

・組織改編が頻繁にあるので影響を少なくしたい

で最初はサイトの下にサブサイトを構築することで考えておりました。

ですがその場合、組織改編の対応が大変だな！ということがわかってきました。

組織改編が発生する度にサブサイトを作り直したりする必要があると思いました。

そこが大きな問題でした。

でいろいろ調べたところ良さげな解決方法が見つかりました！

解決法

今回は

「HubSite」

という機能を使うことにしました！

HubSiteとは「プロジェクト、部門、部門、地域などに基づいてサイトを接続して整理することで、組織のニーズを満たすのに役立ちます。」とマイクロソフトの公式ページでも書かれていました。

簡単に言うと、サイト同士を紐づけて管理することで組織改編などにも対応できるということです。

最初考えていたサブサイトだと以下のようになります。

親のサイトの中に子供のサイトを作っていく形になります。基本的に子供を別の親に移したりすることができません。

ですが、HubSiteだと以下のようになります。

HubSiteという軸になるサイトをつくり、それ以外のサイトを軸に紐付けることができます。そうすることでサイトを別の軸に移したりすることができます。以下の図で「サイト３」は「HubSite1」に紐付いています（青線）がHubSite2へ紐づけを変更することができます。（赤点線）

HubSiteを利用することで組織改編に伴う影響を低くして情報共有するための仕組みを作ることができます。

今の所、HubSiteは１００個までという制限があるようですが１００個あれば十分な気がします。

また、HubSiteとHubSiteに紐づけたサイトは新SharePoint管理ポータルで容量確認などができないようですので対応方法を考える必要があります。

ですが、組織改編が頻繁におこるような組織ではサブサイトではなくHubSiteを使ったほうが良いかと思います。

マイクロソフトの公式ページでもサブサイトではなくHubSiteを利用してくださいと書かれていました！